Beyond The Auto's Enthusiasm
IndeksContact Us

Efektifkah Pengendalian Internal Pada Gudang Sparepart?

Oleh: Emi Kusmaeni, S.E., M.Ak.

Gudang Sparepart

Otoplasa.co, Surabaya – Pertumbuhan penjualan kendaraan roda dua di Indonesia pada periode Januari hingga Oktober 2024 mencapai 5,4 juta unit dan hal ini menunjukkan adanya kenaikan bila dibandingkan dengan penjualan yang terjadi pada tahun 2023 yaitu sebesar 4,7 juta unit. Perubahan ini menggambarkan semakin banyaknya peminat kendaraan roda dua. Dampak menigngkatnya kepemilikikan kendaraan roda dua berdampak pula pada meningkatnya jasa layanan servis. Karena tentunya pemilik berharap bahwa dengan servis yang dilakukan secara berkala dapat menjaga performa tetap bagus dan dapat mencegah adanya kerusakan yang fatal. Ketika layanan jasa servis meningkat tidak menutup kemungkinan adanya kenaikan pada permintaan akan sparepartnya.

Meningkatnya permintaan sparepart menunjukkan telah terjadi penjualan yang meningkat sehingga menyebabkan sirkulasi keluar masuknya sparepart dari gudang cukup tinggi. Perputaran persediaan sparepart yang tinggi ini akan menjadi rawan hilang atau tidak tercatat jika tidak dilakukan pengendalian secara efektif. Kehilangan persediaan akan sangat merugikan manajemen karena merupakan bagian dari aset perusahaan. Pengendalian yang efektif adalah pengendalian yang dilakukan oleh manajemen dengan tepat sesuai proses yang telah ditetapkan dan tidak menyimpang dari sistem informasi yang dianut. Karakteristik dari pengendalian yang efektif yaitu akurat, tepat waktu, memberikan umpan balik.

Akurat artinya bahwa informasi yang tersajikan merupakan informasi yang disajikan oleh manajemen adalah tepat sesuai dengan fakta sehingga informasi yang digunakan dapat diandalkan. Bagaimana jika perusahaan tidak melakukan pengendalian yang efektif? Mungkinkah menghasilkan sebuah informasi terkait persediaan yang akurat? Sedangkan pada bidang perdagangan barang dagang, persediaan menjadi aset yang sangat penting. Dan mungkinkah dengan informasi yang tidak akurat tersebut dapat dijadikan sebagai sumber dalam mengambil keputusan?

Tepat waktu dalam pengendalian persediaan adalah sebuah sistem manajemen persediaan yang mengutamakan memesan dan menerima barang hanya pada saat dibutuhkan dalam penjualan. Dengan adanya sistem ini dapat mengurangi pemborosan dalam membeli persediaan, meminimkan biaya penyimpanan digudang, dapat memenuhi permintaan konsumen dengan tepat waktu serta terhindar dari kelebihan persediaan. Dapat memberikan umpan balik secara teratur kepada manajemen sehingga dapat digunakan dengan tepat dalam mengambil keputusan yang tepat pula. Dengan langkah ini dapat diketahui apakah hasil yang diperoleh sudah sesuai dengan apa yang telah direncakan.

Mengapa Perlu Dilakukan Pengendalian?
Kemungkinan apakah yang terjadi jika gudang tidak ada pengendalian secara efektif? Khususnya bagi gudang persediaan yang berjumlah tidak sedikit atau berjumlah sedikit namun memiliki nilai yang material. Tentu hal ini akan merugikan manajemen ketika terdapat kelemahan dalam sistem pengendalian. Kerugian yang kemungkinan dialami dikarenakan terjadinya kehilangan persediaan, terjadinya kerusakan dan selisih persediaan. Pengendalian yang lemah juga sangat mungkin menyebabkan terjadinya kecurangan. Jika dikendalikan dengan baik dapat menyebabkan cepatnya pelayanan penjualan kepada konsumen karena persediaan selalu tersedia dengan cukup sehingga dapat mengoptimalkan penggunaan modal.

Pengendalian yang efektif juga dapat meningkatkan efisiensi operasional karena semuanya tersistem dengan baik dan konsisten. Tidak hanya itu, pengendalian yang efektif dapat membantu manajemen menghindari waktu tunggu yang tidak perlu dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya. Keseimbangan yang tepat antara permintaan dan pembelian juga menyebabkan terhindarnya kelebihan persediaan dan kekuarang persediaan sehingga manajemen tidak akan mengalami kerugian sebagai akibat dari kelebihan dan kerugian akibat tidak dapat memenuhi permintaan konsumen karena kekurangan persediaan. Pengendalian yang efektif juga dapat membantu manajemen memperbaiki proses pengambilan keputusan dan mendapatkan kepercayaan investor, pelanggan hingga ke pemerintahan. Budaya peningkatakan berkelanjutan juga dapat terbangun dalam organisasi, karena adanya umpan balik dan pelajaran yang dipelajari dalam upaya meningkatkan efisiensi dan efektivitas.

Bagaimana Cara Mengendalikan Persediaan Yang Efektif?
Cara-cara yang dapat dilakukan oleh manajemen dalam mengendalikan persediaan secara efekftif diantaranya yaitu menjaga kerapian dan kebersihan gudang. Gudang yang bersih dan rapi akan mengurangi risiko barang rusak yang disebabkan oleh hama ataupun mengurangi risiko hilang. Kedua, manajemen dapat melakukan pemeriksaan persediaan secara berkala. Pemeriksaan yang berkala baik dilakukan setiap bulan, dua kali dalam setahun ataupun satu kali dalam satu tahun dapat membantu manajemen dalam mengelola persediaan untuk menemukan ketidaksesuaian antara catatan dengan fisik. Kemudian dari ketidaksesuaian tersebut manajemen dapat memperbaikinya agar tidak terjadi kesalahan yang sama dikemudian hari.

Ketiga, dengan penggunaan teknologi sebagai alat bantu dalam mempercepat proses pencatatan dan pemantauan persediaan. Teknologi yang digunakan misalnya seperti barcode scanner dan radio frequency identification (RFID). Tentunya penggunaan teknologi terdapat pertimbangan lain yaitu ketika sparepart berskala besar, jika skala kecil hal ini tidak menjadi efektif. Keempat, adanya pemisahaan persediaan sesuai dengan tingkat permintaan. Artinya bahwa persediaan yang diminati konsumen harus diletakkan pada posisi yang paling mudah diraih dibandingkan dengan persediaan yang kurang diminati oleh konsumen. Dengan penataan ini bagian gudang akan lebih efisien dalam proses pengepakan dan pengiriman kepada pembeli.

Kelima, lakukan pemisahaan untuk persediaan lama dan persediaan baru. Tujuannya adalah agar persediaan yang pertama terjual merupakan persediaan yang pertama kali dibeli sehingga akan mengurangi risiko usangnya barang. Keenam, lakukan penjagaan keamanan persediaan dengan memberi layanan penjagaan yang memadai dan alarm kontak, kemudian tidak diperbolehkan jika yang keluar masuk gudang bukan petugas yang berwenang. Hal ini dilakukan dengan tujuan jika terjadi kehilangan akan lebih mudah dalam melakukan pemeriksaan atau penelurusan untuk identifikasi.

Ketujuh, menjaga kondisi gudang dengan baik misalnya terkait dengan aliran udara diatur agar tidak mengganggu kelembaban ruangan dan tidak membahayakan petugas gudang. Selain itu melakukan pemeriksaan kondisi ruangan agar tidak terjadi kebocoran atau rembesan air melalui lantai sehingga dapat terhindar rusaknya persediaan barang dagangan. Dengan menerapkan pengendalian yang efektif, manajemen dapat mengelola aset khususnya persediaan dengan efektif dan efisien sehingga dapat memberikan luaran yang bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan. (*)

Emi Kusmaeni, S.E., M.Ak. 
Penulis:
Emi Kusmaeni, S.E., M.Ak. adalah
– Dosen tetap STIESIA Surabaya pada prodi Akuntansi sejak tahun 2010.
– Selain mengajar beliau juga aktif dalam kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *